Case Study
Beschaffungspotential erschliessen mit
fortschrittlichem vertragsmanagement
In Anbetracht der Bedürfnisse unseres Kunden aus dem Öl- und Gassektor war es unerlässlich, das alte Vertragsmanagementsystem durch die Ivalua-Lösung zu ersetzen. Das bisherige CMS-Tool war veraltet und wurde nicht mehr unterstützt, so dass die Migration großer Datenmengen und vieler Dokumente auf die neue Lösung erforderlich war.
Die daraus resultierende Umstellung auf die Ivalua-Lösung durch OJC Consulting hat zu einem effizienteren Vertragsmanagement und optimierten Abläufen in allen Abteilungen geführt.
Bedarf an einer schnellen und effizienten Implementierung innerhalb eines kurzen Projektzeitraums von 4 Monaten.
Modernisierung der Vertragsvorlagen für eine einheitliche Verwaltung und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
Verbesserung der Datenqualität zur Vereinfachung und zuverlässigeren Gestaltung des Vertragsmanagements.
Automatisierung des Beschaffungsprozesses zur Steigerung der Effizienz des Teams.
Unser Kunde ist ein bahnbrechendes Energieunternehmen mit einem Portfolio und Ambitionen, die die gesamte Bandbreite der Energiewende umfassen.
Die Strategie des Unternehmens konzentriert sich auf die sichere Produktion aus den bestehenden Anlagen, die Erfüllung der Stilllegungsverpflichtungen und die Minimierung des Risikos sowie die Verfolgung strategischer Möglichkeiten der Energiewende aus seinen Anlagen.
Das Portfolio unseres Kunden, der seit über 30 Jahren produziert, besteht überwiegend aus Gas (96%) und liefert lebenswichtige Energie für Haushalte und Unternehmen im Vereinigten Königreich und Europa. Sein MNZ-Kohlenstoffabscheideprojekt zielt darauf ab, eine weltweit führende, dauerhafte Dekarbonisierungslösung für die Branche zu bieten.
Der Umstieg auf Ivalua umfasste die Datenmigration, einschließlich vertraglicher Dokumente. Auf Basis der Standardmodule für Ausschreibung und Lieferanten wurde das Vertragsmodul hinzugefügt und anschließend stark angepasst, um spezifische Daten, wie historische Lieferantennummern und Rahmenverträge, zu integrieren.
Darüber hinaus wurde das „Intake Form“- Plugin verwendet, um die Erfassung neuer Lieferanten- und Beschaffungsanfragen von etwa 500 Nutzern, einschließlich Mitarbeitern und Subunternehmern, zu erleichtern.
Die von OJC extrahierten Vertragsinformationen wurden in Zusammenarbeit mit dem Kunden an das maßgeschneiderte Ivalua-Modell angepasst.
Die Extraktion, Überarbeitung und der Import von Verträgen sowie die Integration von Lieferanten- und Bankdaten wurden über ETL-Prozesse durchgeführt.
Die Integration mit der E-Signatur-Plattform DocuSign gewährleistete optimale Sicherheit bei der Unterzeichnung von Lieferantenverträgen.
Die Benutzerintegration wurde durch Single Sign-On (SSO) optimiert, begleitet von täglichen PGP-verschlüsselten Dateiimporten über SFTP.
Erfolgreiche Implementierung der IvaluaLösung mit umfangreicher Anpassung des Vertragsmoduls in Rekordzeit.
Optimierte Vertragserstellung dank hervorragender Zusammenarbeit mit Lieferanten auf einer multifunktionalen, benutzerfreundlichen Plattform.
Verbessertes und automatisiertes Beschaffungsverfahren durch reibungslose und effiziente interne Zusammenarbeit und verbesserte Datenqualität.
Erhöhte Zugänglichkeit durch die Einführung von „Intake Forms“, die es den Benutzern (sowohl Systemexperten als auch Neulingen) ermöglichen, Anfragen zu Ausschreibungen und zu neuen Lieferanten zu stellen.